Pokud potřebujete informovat zaměstnance v organizaci i s možností potvrzení, že k přečtení oznámení došlo, je skvělé využít nástroje Oznámení.

(KDE? Komunikace – Komunikační centrum – Oznámení)

Nástroj umožňuje:

  • vytvořit a odeslat oznámení
  • opatřit oznámení a povinnost potvrzení přečtení
  • sledovat, kdo si zprávu zobrazil a kdo přečtení i potvrdil
  • odesílat oznámení vybraným lidem nebo nadefinovaným skupinám

Jak spravovat oznámení

Jak vytvořit a odeslat oznámení

Nové oznámení vytvořte v sekci s přijatými oznámeními použitím tlačítka Přidat (zelené plus).

(KDE? Komunikace – Komunikační centrum – Oznámení – Přijaté)

Zobrazí se editor pro výběr příjemců, zapsání předmětu a vytvoření zprávy samotné. Podobně, jako je tomu u emailu.

Nejprve vyberte přijemce klepnutím na tlačítko Přidat (zelené plus).

V otevřeném okně můžete zatržením vybrat předefinované skupiny (vytvořit novou skupinu můžete podle návodu na správu skupin příjemců)

Nebo při zatržené Volbě jednotlivých příjemců vybírat příjemce jmenovitě.

Hotový výběr pak potvrďte klepnutím na OK.

Pokračujte zápisem všeříkajícího předmětu. Ať je už z něj jasné, o jakou zprávu půjde.

A vložte samotnou zprávu. K formátování můžete využít lištu s tlačítky např. pro kurzivu, změnu velikosti či vložení obrázku.

U důležitých zpráv můžete požadovat potvrzení, že se uživatel se zprávou seznámil. Proto můžete využít zatržítko Vyžádat potvrzení o přečtení.

Hotové a kompletní oznámení odešlete klepnutím na Odeslat.

Hotovo. Zpráva je odeslána a zároveň doručena všem příjemcům.

Máte uživatele, kteří si nemohou oznámení přečíst, protože nepřístupují k CYGNUS 2? Použijte návod podle kterého oznámení vyexportujete do PDF a vytisknete.

Jak opravit odeslané oznámení

V případě, že v odeslaném oznámení některá informace chybí, můžete jej opravit a znovu odeslat. Můžete si být zároveň jisti, že opravené oznámení si znovu přečtou všichni.

Pokud bylo zaslané oznámení uživatelem přečteno:

  • označí se znovu jako nepřečtené
  • zpráva vyžadující potvrzení o přečtení toto potvrzení bude znovu požadovat.

Opravu proveďte v odeslaných oznámeních.

(KDE? Komunikace – Komunikační centrum – Oznámení – Odeslané)

V seznamu zprav označte tu, kterou chcete opravit a použijte tlačítko Opravit.

V otevřeném okně proveďte všechny potřebné úpravy, jako jsme činili při vytváření oznámení, a potvrďte klepnutím na Odeslat.

Oprava oznámení neumožňuje změnit příjemce, pouze předmět a obsah. Chcete-li poslat zprávu dalším uživatelů, vytvořte novou.

Zpráva bude u všech příjemců označena jako nepřečtená a bude znovu požadováno potvrzení o přečtení, bylo-li použito.

Jak odebrat oznámení

Pokud je třeba z nějakého důvodu oznámení odstranit, učiňte tak v podsekci Odeslaní v oznámeních.

Pozor, po odstranění nebude možné zprávu zobrazit ani obnovit!

(KDE? Komunikace – Komunikační centrum – Oznámení – Odeslané)

Označte oznámení, které chcete smazat, a použijte tlačítko Smazat oznámení.

Potvrďte smazání klepnutím na OK.

Hotovo, zpráva je odstraněna.

Pokud si uživatel zprávu již přečetl, vydrží v jeho oznámeních ještě týden, jako informace, že dané oznámení bylo odstraněno.

Jak zkontrolovat, zda bylo oznámení přečteno

Pro kontrolu, zdali byla zpráva přečtena, či vůbec potvrzena, bylo-li potvrzení požadováno, navštivte odeslaná oznámení.

(KDE? Komunikace – Komunikační centrum – Oznámení – Odeslaná)

Pokud bylo požadováno potvrzení o přečtení, na první dobrou uvidíte stav v podobě procenta.

Detail zobrazíme tak, že označíme oznámení a použijeme tlačítko se šedou fajfkou (Zobrazit informace o přečtení).

V otevřeném okně je zobrazeno, kdy uživatel zprávu přečetl a eventuálně kdy ji potvrdil.

Pro zobrazení pouze těch, co zprávu nepotvrdili, můžete použít volbu Zobrazit pouze nepotvrzené.

Bude-li důvod, zobrazený seznam uživatelů můžete vytisknout. Stačí k tomu použít tlačítko Tisknout.

Jak vytisknout oznámení těm, co nepoužívají CYGNUS

Jakmile budete mít vytvořené oznámení, dle návodu k odesílání oznámení, můžete provést jeho tisk.

(KDE? Komunikace – Komunikační centrum – Oznámení – Odeslané)

Tlačítko najdete v pravém dolním rohu pod zobrazeným právě vytvořeným oznámením (Exportovat do PDF).

Dokument se vygeneruje do formátu PDF, který můžete někomu poslat nebo právě vytisknout.

Jak spravovat skupiny pro odesílání oznámení

Uživatelé s právem Spravovat příjemce oznámení mohou v okamžiku vytváření nového oznámení, konkrétně při výběru příjemců, vytvořit skupiny příjemců, které pak mohou další odesílatelé oznámení využít.

Existující skupiny můžete samozřejmě opravovat či rovnou odebírat.

Jak vytvořit skupinu

V okně výběru příjemců oznámení k vytvoření nové skupiny použijte tlačítko Přidat (zelené plus).

Okno se rozšíří o seznam uživatelů a pole pro zápis názvu skupiny. Zapište jej.

Zatrhněte uživatele, kteří mají být ve skupiny.

A skupinu vytvořte klepnutím na tlačítko Vytvořit skupinu.

Nová skupina se zobrazí v seznamu a lze ji hned použít.

Jak opravit skupinu

K opravě názvu či seznamu uživatelů existující skupinu zatrhněte a klepněte na tlačítko Opravit.

Zobrazí se možnost opravit název či zatržením změnit seznam uživatelů. Upravte, co je třeba.

Všechny změny pak uložte klepnutím na Uložit změny.

Hotovo. Upravenou skupinu lze zase použít.

Jak odstranit skupinu

Skupinu, kterou již nebude dále využívat v seznamu skupin zatrhněte a použijte tlačítko Odstranit.

Potvrďte svůj úmsl klepnutím na tlačítko OK.

Hotovo. Skupina již nebude ve výběru figurovat.