Jak archivovat klienty a jejich dokumentaci

Archivace dokumentace, je jedním z nástrojů, jak oddělit stále živou dokumentaci od té, která již nebude dále zpracována, protože klient již na službě z různých důvodů není. Archivace tedy může a měla by probíhat průběžně a to vždy, když chcete takové klienty, s jejichž dokumentací se nadále nebude pracovat, vyčlenit do samostatné skupiny.

Taková skupina s archivní dokumentací by se dále měla řídit archivačním a skartačním řádem, který je definován přímo ve vašem zařízení a určuje, jak dlouho má být dokumentace v archivu a kdy má proběhnout její skartace.

Jaká dokumentace se archivuje

U klienta archivujeme zvlášť celkem 2 části:

  • Vyúčtování a sociální dokumentace
  • Ošetřovatelská dokumentace

Na každou dokumentaci může ostatně platit jiná archivační doba.

Jak provést archivaci

Archivaci jednotlivých dokumentací lze provést pouze pokud máte v šabloně práva povoleno:

  • Správa klientů – pro archivaci vyúčtování a sociální dokumentace
  • Správa ošetřovatelské dokumentace – pro archivaci ošetřovatelské dokumentace

Archivaci spustíte klepnutím na tlačítko Operace a výběrem položky Archivace klientů.

(KDE? Klienti – Přehled klientů)

V otevřeném okně, pokud archivujete klienty, zvolte dokumentaci.

Zvolte datum archivace a zatrhněte ty klienty, kteří nemají ve sloupci Popis žádnou poznámku. Jakákoliv hodnota zabraňuje archivaci klientů, protože se jedná o klienta, u nějž není něco uzavřeno.

Klepnutím na tlačítko OK archivaci potvrdíte.

Jak skartovat údaje o klientech a jejich dokumentaci

Po několika letech, na základě vašeho archivačního a skartačního řádu, by mělo dojít k tomu, že archivované dokumentace projdou tvrdým výmazem. Všechny údaje o klientovi, které by jej mohli jakkoliv identifikovat, jsou zničeny. 

I v CYGNUS 2 lze údaje z archivu zničit. Program tak učiní formou anonymizace, tedy přespání všech údajů a ponechá pouze to, co se váže na vybrané části uchovávané dokumentace, jako je například vyúčtování.

Skartace není možné uživatelsky provést (pro případ, aby jste nezničili data, která nechcete). Pokud chcete skartaci provést, obraťte se na podporu programu.