Jak spravovat dokumenty

Pokud potřebujete zaměstnancům nasdílet vybrané dokumentu, je skvělé využít nástroje Dokumenty.

(KDE? Komunikace – Komunikační centrum – Dokumenty)

Nástroj umožňuje:

  • nahrát libovolný dokument
  • opatřit dokument o povinnost potvrzení přečtení
  • sledovat, kdo si dokument zobrazil a kdo zobrazení a přečtení i potvrdil
  • vytvářet složky, do kterých se dokumenty zařazují

Jak vložit nový dokument

Nový dokument vložte do podsekce Dokumenty použitím tlačítka Přidat (zelené plus).

(KDE? Komunikace – Komunikační centrum – Dokumenty – Dokumenty)

V otevřeném okně nejprve nahrajte dokument pomocí zeleného tlačítko Přidat.

Dokument vyberte z otevřeného průzkumníku Windows a klepněte na Otevřít.

Název dokumentu se předepíše podle názvu souboru. Volitelně jej upravte.

Nakonec zvolte složku, do které se dokument nahraje z nabídky.

Nenabízí se vám žádná složka? Důvody mohou být dva, buď nemáte právo vkládat do existujících složek, nebo žádná složka zatím nebyla vytvořena.
Obě situace snadno vyřešíte s pomocí nápověd na nastavení složek a oprávněních na ně.

Je-li dokument natolik zásadní, že potřebujete potvrdit jeho přečtení, zatrhněte volbu Vyžádat potvrzení o přečtení.

Hotovo, uložte klepnutím na tlačítko OK.

Dokument je nyní zobrazen v seznamu dokumentů.

Jak odebrat vložený dokument

Pokud je třeba z nějakého důvodu dokument odstranit, učiňte tak v podsekci Dokumenty.

Pozor, po odstranění nebude možné dokument zobrazit ani obnovit!

(KDE? Komunikace – Komunikační centrum – Dokumenty – Dokumenty)

V zobrazené sekci označte dokument a použijte tlačítko Odebrat.

Je tlačítko k odebrání šedé? V tom případě je dokument uložen ve složce, kterou nemůžete spravovat. Oprávnění změňte nebo se obraťte na kolegu, který právo na správu dané složky má.

Potvrďte smazání klepnutím na OK.

Jak zkontrolovat, zda byl dokument přečten

Pro kontrolu, zdali byla zpráva přečtena, či vůbec potvrzena, bylo-li potvrzení požadováno, navštivte odeslaná oznámení.

(KDE? Komunikace – Komunikační centrum – Dokumenty – Dokumenty)

Informace o přečtení zobrazíme tak, že označíme dokument a použijeme tlačítko se zelenou fajfkou (Zobrazit informace o přečtení).

V otevřeném okně je zobrazeno, kdy uživatel zprávu přečetl a eventuálně kdy ji potvrdil.

Pokud do zařízení nastoupili noví zaměstnanci, u nichž chcete vědět, zadli si tento existující dokumenta přečetli, můžete je doplnit operací Vyžádat potvrzení od dalších uživatelů.

Nově uživatele zatrhnete a potvrďte klepnutím na OK.

Bude-li důvod zobrazený seznam uživatelů vytisknout, můžete tak učinit tlačítkem Tisknout hned pod seznamem.

Jak spravovat složky dokumentů

Složky dokumentů a práva na ně může spravovat pouze uživatel s právem správy složek. Podrobnosti najdete v nápovědě na k nastavení části Řízení organizace.

Správa složek a eventuální změna v oprávnění na jednotlivé složky se provádí v okně, které lze vyvolat při vkládání nového dokumentu.

Přidejte tedy nový dokument použitím tlačítka Přidat.

V otevřeném okně, v řádku výběru složek, klepněte na tlačítko Opravit.

Jak vytvořit novou složku

V otevřeném okně se seznamem složek klepněte na tlačítko Přidat.

V otevřeném okně nejprve uveďte název a vyberte barvu pro lepší rozlišení.

V seznamu zaměstnanců nastavte práva:

  • Čtení – umožňuje dokumenty pouze číst
  • Správce – umožňuje složku upravovat, měnit její nastavení a vkládat do ní dokumenty.

Hotovo? Uložte klepnutím na OK.

Jak upravit název, barvu či práva zaměstnanců

V otevřeném okně se seznamem složek poklepejte dvakrát na řádek se složkou, kterou zamýšlíte upravit (nebo označte a klepněte na Opravit)

V otevřeném okně můžete upravit název, barvu či práva jednoltivých zaměstnanců, jako v tomu bylo v případě přidání nové složky.

Hotovo? Uložte klepnutím na OK.

Jak odebrat nepotřebnou složku

K odstranění nejprve označte klepnutím složku a klepněte na tlačítko Odebrat.

Při mazání složky dojde k vymazání všech dokumentů, které složka obsahuje. Potvrďte jen tehdy, pokud jste si jisti, co děláte.